La obligación de los Libros Corporativos

Por: Priscilla Cardona, Analista de Jurídico de CREDIMON
Toda sociedad mercantil debe cumplir una serie de lineamientos de conformidad con el tipo de régimen que elige. Dentro de sus obligaciones (conforme a la Ley General de Sociedades Mercantiles y el Código de Comercio) se encuentra cumplir con una serie de libros cuyo fin es llevar un control societario e ir documentando cambios, toma de decisiones y movimientos donde se llevará el registro de la Sociedad, los cuales son:
LIBRO ESPECIAL DE SOCIOS. Solo para las Empresas de Responsabilidad Limitada. En él se inscribirá el nombre y el domicilio de cada uno de los socios, con indicación de sus aportaciones, y la transmisión de las partes sociales.
LIBRO DE REGISTRO DE ACCIONES. Las Sociedades Anónimas llevarán un registro de las acciones de la Sociedad, considerando como dueño a quien aparezca inscrito en el registro, por lo que cualquier transmisión deberá asentarse.
LIBRO DE ACTAS. En este se asentarán las Actas de las Asambleas Generales de Socios además de las convocatorias. Dentro de esas asambleas deberá estar la Asamblea Anual de Accionistas, que es obligatoria a la conclusión de cada ejercicio social. Las Asambleas Ordinarias que no puedan llevarse y asentarse por cualquier circunstancia en el libro y las Asambleas Extraordinarias se protocolizarán ante fedatario público.
LIBRO DE VARIACIONES DE CAPITAL. Todo aumento o disminución del capital social deberá inscribirse.
LIBRO DE SESIONES DE CONSEJO. La ley establece que las resoluciones deberán ser tomadas por escrito, y cualquier acuerdo relativo a la marcha del negocio. Por lo que las Resoluciones tomadas en Sesiones del el Consejo de Administración, deberán estar registradas y documentadas.
Estos libros deberán estar en castellano, y podrán conservarse en medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología siempre y cuando se observe las Normas Mexicanas sobre digitalización y conservación de mensajes de Datos, o en caso de hacerlo por medios impresos deberán estar encuadernados, empastados y foliados.
Los administradores responderán de forma personal y solidaria de la existencia y exactitud de la información contenida en los libros, éstos deberán conservarse por un plazo mínimo de 10 años.
Tener tus Libros corporativos completos y con la información correcta ofrece la ventaja de otorgarle certeza jurídica a los actos llevados por la Sociedad, evitando ser acreedores a multas y sanciones.
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